理学療法士の思考

群馬の理学療法士です。仕事、勉強、投資、趣味などなどいろいろな情報発信をしていきます。

仕事の管理方法ーアナログvsデジタルー

こんばんは。日々の忙しさから解放され、2連休中でございます。あーよかった。

それにしても、今年度の体制では、毎日減単であるし、ほぼマックスで臨床なので、そのほかの業務をするスキがないという、昨年度に比較して明らかに大変です。

現在業務量もかなり多いので、一つ一つの業務とそれらの切り替えに時間をなるべくかけないような効率的な振る舞いが重要になります。

現状は仕事の管理についてはジブン手帳を使用してます。基本的にその日にやることをただ書き出しているだけですが、すべての業務を収集しきれていないために、毎日タスクの準備に時間がかかり、疲れて予定を書き出せないこともあります。

もう少し、わかりやすく、効率的に業務を管理し、仕事をすることに時間を使いたいのですが・・・。

 

仕事の管理方法について求められる要素とは?

すべての仕事を漏れないように管理すること

その日にやるべきことを明確にし、シュミレーションできる

週単位でもある程度やることがわかる

月単位でもある程度予定が把握できる

定期的な業務については自動的に予定が入り漏れない

常に新たな業務を収集しシステムにとりこめる

雑多な業務のみではなく、第二領域(緊急性が低いが重要性が高い)についても取り組める

予定した時間と実際の時間を把握でき、ずれを修正できる

 

といったところでしょうか?

ではこれらのシステムをどのように管理していくのか。

というより、再構築していくといった感じでしょうか。

 

仕事の管理方法考察

まず、システムのINに当たる、新たな業務をどのように取り込むか?

これに対しては、とにかくメモ帳や付箋に新たな業務を思いついたり、発生したら書き込むこと!!これを徹底するしかありません。

業務中に何としても収集するべきだと思います。家に帰ってから考えるのでは、時間がすごくかかりますので、要注意です。

仕事を漏らさないためにも、とにかく収集し、Inboxに取り込むことが重要です。

 

Inboxについてはフィジカルなものとデジタルなものを用意します。

フィジカルInboxについては、デスクの引き出しや手帳に付箋や紙を貼り付ける、もしくは箱を用意しようかなと思います。また、デスクにPCをスリープさせておき、思いついたらすぐに入力できるようにセッティングしてもよいと思います。さらに、スマホもデスクに置き、入力できる体制を作っておきます。

 

そして、Inboxに入ったものを夕方にNOZBEというアプリケーションに取り込むようにします。

これで、とりあえず、収集システムとしては出来上がるわけです。

 

次に、収集した情報の処理を行います。

複数のタスクがInboxに取り込まれた段階から、それらをプロジェクトに振り分けます。

各患者様ごとにプロジェクトを作成して起き、患者業務についてはそこへ割り振り、かかる時間、締切日を書き、実際にいつやるかを記載します。

その際にタスク名(6/1)といったように締め切り日をタスクの横に書きます。そしてリマインドとして実施日を設定します。

患者業務以外は、雑多な業務などのプロジェクトをへ入れ込みます。

ここでどの程度時間がかかるかを算出してパラメータとして入れておく作業が正確であれば、あとで自動的にその日にどの程度業務に時間がかかるかを自動的に算出可能というわけですね。

 

あとは、そのほかの第二領域については、週次レビューで予定を入れていけばOKでしょうか。

 

ここまでは、アナログ→デジタルとなっています。

その後、今日やることについては、nozbeで管理してもよいのかなと思います。しかし、手帳に書き出してもよいような気がします。

どちらが良いか?最近はスマホを使って仕事をする風潮もあるため、デジタルのほうが効率的でしょうかね。

アナログとデジタルについてどちらがよいか考えていきます。