理学療法士の思考

群馬の理学療法士です。仕事、勉強、投資、趣味などなどいろいろな情報発信をしていきます。

GTD8年目が教えるGTDとは何?-私の方法NOZBEの使用ついて-

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みなさん!GTDというのをご存知でしょうか。理学療法士としては、学校でも習うことはありませんでしたし、病院でも実践している人にいまだにあったことがありませんが、ビジネス書や雑誌、ブログなどでは比較的有名と書いてあるので、知っている人は知っているものだと思っています。

GTDについてのブログなどを読むと本に書いてあることをまとめてあり非常にわかりやすいなぁと思いました。なので、頑張っても負けると思い(笑)

本日はGTDについて、私なりの意見を述べていきたいと思います。なので参考書を振り返ることはせず、私の理解している範囲で、今伝えられることを伝えます。GTD歴約8年として真価を発揮できるでしょうか・・・。

 

GTDとはGetting things doneの略であり、デイビットアレンという方が作り出したものです。たしか、過去の研究結果などを総括してつくったより効率的に物事を成し遂げることを目的としています。

 

GTDは抽象的に言えば、『自分の考えていること、気になっていることをすべて脳の外(紙やデータ)に一度出してしまい、それらの一つ一つについて吟味し、やるべきかどうかを判断していくもの』です。

GTD初級レベルとして、ストレスフリーの整理術の中でも、ある程度具体的なフローが載せられており、多くのブログやGTDの説明をする記事の中でもよく出てきます。

以下、必読書(そもそもGTDの翻訳版はこの四冊程度で全面改訂版は読んだ方がいいですが、結構ボリュームがあり、細かすぎる具体的方法も書いてあります)

5ステップ フロー

①把握する②見極める③整理する④更新する⑤選択する

私の方法をお伝えします。

 

①把握

よく2時間以上かけてやると言われます。休日などを使って(できれば2日とれとか書いてありますが)おこないます。私は2~3時間くらいかけます。月一回くらいですかね。

方法は、紙に書いてもいいし、アプリケーションを使ってもいいと思いますが、とにかく、Inboxというものにとりあえず放り込む。思いついたことを書く。

その際にトリガーというものが便利です。ストレスフリーの整理術の中に書いてありますが、家族ー記念日ーや友達ー電話ーなどリストを見ながら考えると、思わぬところでやることがあることを思い出したり、買わなければいけないものに気づきます。

私は一度NOZBEというアプリケーションの中のinboxへ打ち出します。

 

②見極める

すべてを書き出したら、今度は、一つ一つ上から確認していきます。

・まず、その考えや気になることはすぐに実行して終わらせられるのかを考え、2分以内で終わればその場で実行します。

・2分以上かかる場合は、今すぐやるべきかどうかを考えます。後でやる場合や参考資料の場合は、後でやるリストや参考資料リストへタスクを移動させます。

・また、行動に移していく必要がある場合は、そのタスクが1つのタスクなのか?それとも複数のタスクからなるものなのかを考えます。

例えば、一つのタスクからなるものは、『明日忘れないようにカバンの中にPCを入れる』などですかね。

複数のタスクからなるものは別名プロジェクトといいます。例えば、『明日のお弁当を作る』がプロジェクトであり、『スーパーで買い物をする』がその中に含まれるタスクになります。お弁当を作るためには、買い物して料理する必要がありますからね。

この時、タスクはできるだけ細分化するべきです。スーパーで買い物をする前に、自宅で買い物リストを作成する→銀行でお金を引き出すなどより細分化することで行動する際に判断する必要がなくなり、高速で実行できます。

 

③整理する

見極める段階で、同時に行動に移していくものについては、すぐやるべきであれば次にやることリストに入れるようにします。NOZBEではスターをつけるだけです。

また、プロジェクト内のタスクについては、その実行すべきタイミングで実行できるようにカテゴリーをつけておきます。コンテキストです。

私がよく使うのは、やる気↑↑、やる気↓↓、店、PC、連絡待ち、インプット、アウトプットなどのカテゴリーです。このようにタスクにパラメーターをつけておき、今PCがあるけど、何かやれることあったかな?などとみれば、すぐに実行できるわけですね。やる気がなくてもできるものとなればやる気↓↓を見ます。

このように時間を有効活用することができるわけですね。

次にやることとカテゴリーにより状況別にやるべきことが整理できれば、現状ではやるべきことを把握しており、ストレスフリーに慣れているといっていいでしょう。

 

④更新する

GTDの5ステップで一番重要なのは更新ですね。

私が行う方法は月、週、日ごとにレビューする方法です。

・月次レビューでは、手帳やNOZBEを見ながら、今月にやるべきことを考えながら①~③のステップを実施します。大まかにやるべきことを出します。

・週次レビューでは、GTDの最も重要な鍵となるものです。私は、ウィークリーの手帳を使って、具体的に行動を考えます。NOZBEと手帳を確認しながら、手帳には大まかな枠を書き、予定を埋めてしまいます。また、NOZBEでは各プロジェクトを確認し進めるべきかどうか判断します。必要に応じてポップアップさせる日にちを設定しておきます。

・日次レビューは単純に明日の予定、具体的行動を決めます。やるべきことを実行します。

更新をしっかり行うことで常にすべてを把握している状態であり、心配せず、プロジェクト管理ツールに任せることができるわけですね。この状態が、理想的です。

 

⑤選択する

あとは、実際に行うわけです。

次にやることや整理したカテゴリーを参照しながらとにかくタスクをこなしていくわけです。重要なのは整理することに時間を使うのではなく、物事を成し遂げるためなのです。

 

以上が、私の実践している方法ですね。実施状況は、完璧にこなしているわけではないと思いますが、ある程度フロー通りにいつもやっているような感じですね。GTDの本では完璧に行うことを推奨していますが、実践者はそこまで完璧にやれている人はあまりいないような印象です。なので、あまり気をいれすぎず、GTDのフローに沿って実行していければいいのかなと思います。

 

今回、長々とGTDについて説明してみました。わかりやすく説明できたでしょうか・・・。

基本的なGTDの方法については以上になります。

よりレベルアップすると垂直的な考えも加わったりナチュラルプランニングモデルなどの概念もあります。GTDは生涯続けていくことでなしえていくものらしいので、これからも実践しより良い方法を考えてい行と思います。

 NOZBEについては以下をご参照ください。無料でも使えますよ!!